Privacy
Privacyreglement
De directie heeft een Privacyreglement vastgesteld over de manier waarop de Vereniging Groote Sociëteit Arnhem met persoonsgegevens omgaat. Het Privacyreglement staat vermeld op de website.
Vereniging Groote Sociëteit Arnhem heeft als registratie van persoonsgegevens het ledenregister; onderdeel van de website www.grootesocieteitarnhem.nl.
Het ledenregister wordt bijgehouden om:
1. De leden te kunnen toezenden:
– digitale nieuwsberichten
– informatie over activiteiten
– andere verenigingsinformatie
2. De betaling van de contributie te registreren en te bewaken.
3. De leden de mogelijkheid te geven met elkaar contact op te nemen.
Het ledenregister bevat de volgende gegevens:
– Titel, naam, adres, woonplaats.
– Emailadres, telefoonnummer.
– Geboortedatum, roepnaam partner, jaar aanvang lidmaatschap.
– Profielfoto.
– Aanmeldingen voor een activiteit.
– Facultatief: Beroep, adresgegevens bedrijf, sociale media
– Facultatief: Profiel, wetenswaardigheden
Het ledenregister wordt beheerd door een lid met als toegangs-autorisatie ‘beheerder’ voor de website. Leden kunnen met eigen inloggegevens hun eigen gegevens muteren, verwijderen en aanvullen.
Personen welke toegang hebben tot het besloten gedeelte van de website zijn:
– Leden van Vereniging Groote Sociëteit Arnhem.
– Personen welke de beheerder-autorisatie voor de website hebben zijn:
– De websitebeheerders van Stijl&Vorm voor het onderhoud van de website.
– De webmasters, leden van Vereniging Groote Sociëteit Arnhem, welke de content van de website beheren.
De website heeft als platform Congressus. Mailings worden verstuurt via (de server van) Mailchimp. De sociëteit draagt zorg voor de back-up van de gehele website.
De website wordt gehost bij Congressus en is goed beveiligd tegen schadelijke software, hackers en computercriminelen.
De website kent een openbaar deel met algemene informatie en contactgegevens van de vereniging en achter een login een besloten deel. De persoonsgegevens, alsmede naar personen te herleiden zaken zoals foto’s of video’s, bevinden zich op het besloten gedeelte van de website.
In het kassasysteem zijn naam- en contactgegevens van de leden opgeslagen. Dit gegevensbestand valt onder de verantwoordelijkheid van de directie en dient uitsluitend voor afrekeningsdoeleinden te worden gebruikt en mag op geen enkele wijze buiten de muren van de sociëteit aanwezig zijn of komen.
Gegevens uit deze bestanden worden alleen ter beschikking gesteld aan anderen indien dat nodig is om een doel van Groote Sociëteit Arnhem te realiseren.
Daarbij wordt steeds afgesproken dat de verstrekte gegevens na gebruik voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt, worden vernietigd.
Augustus 2021
Privacyverklaring inzake de AVG
Hieronder geven wij u informatie hoe onze Vereniging omgaat met uw persoonlijke gegevens, die wij in het kader van onze ledenadministratie ontvangen.
Onze contactgegevens
U kunt ons bereiken op het email-adres info@grootesocieteitarnhem.nl
Onze ledenadministratie
Ten behoeve van onze Vereniging registreren wij uw gegevens i.v.m. het goed kunnen informeren en factureren en het uitwisselen van gegevens van leden onderling.
Uw persoonsgegevens
Deze hebben wij nodig om u te kunnen voorzien van berichten en u te kunnen bereiken.
Wij gaan zorgvuldig met uw gegevens om
Met de gegevens die wij van u ontvangen, gaan wij zorgvuldig om. Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om te voorkomen dat onbevoegde derden kennis kunnen nemen van deze gegevens. Ook hebben de betrokken functionarissen een geheimhoudingsplicht.
Hoe gebruiken wij de van u ontvangen gegevens?
Wij gebruiken de gegevens die wij van u krijgen om de ledenadministratie te vullen.
Wij geven de van u ontvangen persoonsgegevens niet zonder toestemming aan derden door.
Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren de gegevens niet langer dan dat wij deze nodig hebben. Uiterlijk zeven jaar nadat het lidmaatschap is geëindigd, vernietigen wij de persoonsgegevens die wij van u in dit kader hebben ontvangen.
Wat zijn uw rechten?
U bent ons lid. Dus u heeft het recht om te bepalen welke gegevens wij van u wel of niet ontvangen. Maar daarnaast heeft u nog andere rechten. Wij vatten deze hieronder samen.
U mag ons altijd een overzicht vragen van de persoonsgegevens die wij van u hebben. Dit overzicht verstrekken wij u kosteloos.
Indien u meent, dat wij bepaalde gegevens over u onjuist in onze administratie hebben verwerkt, dan kunt u om correctie vragen. Wij stellen dit zeer op prijs, omdat wij uiteraard alleen ons werk goed kunnen doen, wanneer de gegevens correct zijn.
Indien u niet langer wilt dat wij bepaalde gegevens in onze administratie hebben geregistreerd, dan kunt u ons verzoeken deze gegevens te verwijderen. Uiteraard voldoen wij in dat geval aan uw verzoek.
Wij hebben hierboven aangegeven op welke wijze wij de van u ontvangen gegevens gebruiken. Mocht u op enig moment dit gebruik willen beperken, dan kunt u ons dit laten weten. Ook aan dit verzoek zullen wij dan uiteraard voldoen.
Indien wij van derden persoonlijke informatie van u ontvangen, dan informeren wij u over de bron waaruit wij deze informatie hebben ontvangen.
Wat is de situatie indien u ons bepaalde informatie niet geeft of ons beperkt in het gebruik?
Het opstellen van een goede ledenadministratie is nodig om u te kunnen voorzien van alle informatie van onze Vereniging Groote Sociëteit Arnhem door het jaar heen.
Maar wanneer u ons bepaalde informatie niet wenst te verstrekken of ons beperkingen oplegt in het gebruik hiervan, kunnen wij u wellicht niet meer voorzien van alle nodige informatie. Wij zullen u hier dan op wijzen en aangeven wat de consequenties hiervan voor u kunnen zijn.
Heeft u vragen of klachten?
Zoals hierboven aangegeven, proberen wij zo zorgvuldig mogelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Heeft u vragen over de wijze waarop binnen onze Vereniging wordt omgegaan met uw persoonsgegevens? Aarzel dan niet en neem hierover contact met ons op. Wij zullen dan ons best doen om deze vragen zo goed mogelijk te beantwoorden.
Indien u klachten heeft over de wijze waarop onze Vereniging met uw persoonsgeven is omgegaan, dan spreken wij de wens uit dat u hierover contact opneemt met het Bestuur van de Vereniging Groote Sociëteit Arnhem. Wij beloven u dat deze klacht onze aandacht krijgt.
Mocht u toch van mening blijven, dat wij niet zorgvuldig genoeg met uw persoonsgegevens zijn omgegaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Augustus 2021
